Инвентаризационный учет в ресторане
Работа в ресторане включает в себя такой рутинный и скучный, но очень необходимый для нормального и прибыльного функционирования заведения момент, как инвентаризация, в результате которой сравниваются фактические остатки продуктов с планируемыми.
Сроки проведения инвентаризации
«Всему свое время» — этот девиз вполне подойдет для инвентаризации, потому что подсчет того, что есть в наличии в кафе или ресторане, важно проводить в определенные сроки.
✔Каждый месяц. Пересчитываем продукты, различные материалы, хозяйственные средства.
✔Каждую неделю. Обычно, это — подсчет продуктов, которые есть в наличии.
✔Ежедневно. При закрытии рабочей смены проводят снятие остатков у бармена (ответственным за эту процедуру может быть как сам управляющий, так и другое «доверенное» лицо). Проводить ежедневную инвентаризацию непосредственно на кухне — хлопотное дело.
✔Внеплановая проверка. Никто, кроме лица, которое производит проверку, не должен знать об этой «секретной операции». Главное при такой инвентаризации — неожиданность.
Проводят это важное мероприятие шеф-повар, бар-менеджер (в зависимости от локации) или сам управляющий. Если результат проверки «минусовый», то за недостачу отвечают материально-ответственные лица — бармены, повара, официанты.
Что показывает проверка
✔Ошибки в единицах учета. Типичная и самая безобидная оплошность: по накладной получали товар в упаковке, а оприходовали — штуками: вносите при инвентаризации в штуках, а по бухгалтерии он проходит в упаковках.
✔Дублирующие позиции. Неправильно внесли название продукта — «замороженные ананасы» и «ананасы замороженные». При инвентаризации этот огрех быстро исправляется, чтобы в дальнейшем не допускать таких ляпов.
✔Несоблюдение рецептуры. При такой некачественной работе персонала происходит накладка с порциями.
✔Излишки товара на складе. Не стоит делать большие заказы: лучше это делать чаще, но небольшими партиями. Зачем деньгам просто «лежать мертвым грузом» в подсобке?
✔Просчеты в подсчетах. Если почти всегда по определенной позиции происходят существенные расхождения, то следует проверить калькуляционную карту, куда она входит.
✔Элементарно воруют. Этот пунктик часто присутствует в такого рода заведениях, поэтому главное — следите за персоналом согласно девизу «доверяя — проверяй».
Исправляем расхождения
Проводящий инвентаризацию должен понимать как и почему появились «минусы» или «плюсы» в заведении. Не следует искать оправдания, а лучше провести анализ возникшей проблемы.
А для этого необходимо:
✔произвести пересмотр калькуляций и технологических карт;
✔перепроверить учетные единицы в системе;
постоянно контролировать те позиции, по которым возникают расхождения;
✔за новыми сотрудниками, работающими с продуктами, закрепить проверенных наставников.
При анализе:
✔обращаем пристальное внимание на те позиции, за которыми замечены «нестыковки»;
✔перепроверяем оприходованные накладные, если это — штучная продукция, используемая в производстве (при расхождении причины — в воровстве, в «забытьи» списать просроченную продукцию);
✔проверяем технологические карты и рецептуры, если расхождения возникают с ингредиентами приготавливаемых в заведении блюд и напитков (соблюдают рецепты повара-бармены — все ОК, в противном случае причины — воровство и несвоевременные списания).
Особенности проведения инвентаризации в различных заведениях общественного питания
✔Основной момент — чем чаще, тем лучше, при возможности — ежедневно. Это поможет оперативно выявлять огрехи в накладных, непосредственно в учетных единицах и пресекать факты воровства недобросовестными сотрудниками.
Проводящий инвентаризацию сотрудник может легко делать это в конце рабочей смены.
✔Если основная масса продукции реализуется «на вынос» или через систему доставки, то расходные материалы, используемые при приготовлении, и упаковку необходимо учитывать и проверять регулярно.
✔У торговых заведений с полным производственным циклом нормальные остатки — показатели правильного соблюдения калькуляций, технологических карт и разумных закупок.
Рекомендации начинающим предпринимателям
✔Назначайте ответственных лиц, установите сроки проверок, обучите обслуживающий персонал оприходованию накладных, если этим не занимается бухгалтер.
✔Проверьте рецептуру и технологические карты, которые должны быть внесены в учетную систему.
И главное — регулярно анализируйте результаты проверок и исправляйте недочеты своевременно!
